Saturs
Oficiālas piezīmes rakstīšana ir efektīvs veids, kā sazināties uzņēmumā. Uzrakstiet piezīmi ar autoritatīvu balsi, bet vēlaties informēt, nevis iebiedēt lasītāju. Papildu informācija, kas iekļauta memorandā, ir pazīstama kā pielikums, un vēstules parasti tiek iekļautas slēgšanā. Oficiālā piezīme ietver īpašas sadaļas un rakstnieka un palīga iniciāļus beigās. Lai gan lielākā daļa piezīmju ir viena lappuse vai mazāk, pārliecinieties, ka beigās ir iekļauts kopsavilkuma punkts, ja jums ir vairāk nekā viena lapa.
Instrukcijas
-
Piezīmes sākumā ir sadaļas "Līdz", "No" un "Priekšmets". Ja jūs plānojat iekļaut pielikumus, izlemiet, kam ir nepieciešams saņemt šos pielikumus, un kam ir nepieciešama tikai piezīmes kopija, jāinformē visi par izplatīto informāciju un pielikumiem (piemēram, personai, kas izveidojusi pielikumu, tai nav jāsaņem, to). Iekļaujiet visu to personu vārdu, kas saņems dokumenta virsrakstu. Ietveriet to, kuru vēlaties kopēt "CC" gala piezīmē. Daži cilvēki var saņemt dokumentu privāti, pievienojot tos kā "slēpto kopiju". Viņi saņems piezīmes kopiju, bet netiks uzskaitīti "To" vai "CC".
-
Uzrakstiet piezīmes struktūru skaidri un kodolīgi. Izmantot vienkāršu un formālu valodu, bet saglabājiet piezīmi no iebiedējoša vai izņēmuma signāla. Lielākiem dokumentiem jābūt vairākiem punktiem, lai tos būtu vieglāk lasīt.
-
Aizpildiet piezīmi ar autora iniciāļiem, kam seko palīga iniciāļi pēc slīpsvītras ("XX / aa"). Autora iniciāļiem jābūt ar lielajiem burtiem, bet palīga mazajiem burtiem. Divām zemāk esošajām rindām jālasa vārds "Pielikumi (x)" ar pielikumu skaitu, kas iekļauti iekavās. Pēc tam uzskaitiet personas, kuras vēlaties saņemt saraksta formātā. Tiem, kas saņems slēpto kopiju, jābūt kopētiem rokrakstā. Neaizmirstiet iekļaut "CCO", lai viņi zinātu, ka tas ir anonīmi. Atgādinājuma autoram jābūt pirmajam sadaļā "No".
Kā
- Saglabājiet vienu vai divas papildu piezīmes kopijas failā ar pielikumiem, ja kāds ir jāpievieno izplatīšanas sarakstam.
- Pārskatiet piezīmi par drukas kļūdām, kuras pareizrakstības pārbaudītāji nav identificējuši.
- Vairums teksta apstrādes programmu ietver piezīmju veidni, ja jūsu uzņēmums nav norādījis vienu lietošanai.
Paziņojums
- Pārliecinieties, ka visi saņēmēji ir iekļauti piezīmes sadaļā "Kam".
- Piezīmes ir jāizmanto tikai uzņēmuma iekšējiem sakariem. Saziņa ar piegādātājiem vai klientiem ir jāraksta burtu formātā.
Kas jums nepieciešams
- Memoranda pielikumi (ja nepieciešams)