Saturs
Atgādinājumu stila pārskati ir piemēroti īsiem dokumentiem (mazāk par desmit lapām), kas tiks izplatīti organizācijā. Piemēram, pārdošanas ziņojumi un projektu analīzes dokumenti ir kandidāti memo formātam. Viņiem nav nepieciešams viss, kas nepieciešams, lai ieviestu oficiālus ziņojumus. Tas galvenokārt attiecas uz ziņojumiem, ko izplata katru nedēļu, mēnesi vai reizi četros mēnešos. Neskatoties uz to, plānojot, rakstot un aizpildot atgādinājuma stila ziņojumu, jums vajadzētu veikt tādu pašu rūpību kā jebkurai uzņēmuma korespondencei.
Instrukcijas
-
Izsekojiet tēmas, uz kurām tiks sniegts pārskats. Ņemiet lasītāju viedokli un pārliecinieties, ka esat iekļāvis visu nepieciešamo vai vajadzīgo informāciju.
-
Meklēt savu ziņojumu. Apkopojiet visu nepieciešamo informāciju, kas nepieciešama, lai segtu 1. posma tēmas.
-
Izveidojiet vizuālo atbalstu, lai ilustrētu savāktos datus. Katram attēlam piešķiriet attiecīgu nosaukumu un parakstu.
-
Pārskatiet meklēšanu un izlemiet, kurus nosaukumus vēlaties izmantot, lai sadalītu un prezentētu savu ziņojumu. Tās formāts un saturs noteiks sadaļu nosaukumus. Piemēram, ir lietderīgi, lai pārdošanas pārskats ietvertu sadaļu par katru pārdošanas reģionu vai produktu līniju.
Plānojiet ziņojumu
-
Uzrakstiet sava ziņojuma ķermeni, paturot prātā savu lasītāju. Ja nepieciešams, ievietojiet vizuālo atbalstu.
-
Uzrakstiet administratīvu kopsavilkumu, kas lasītājiem sniedz īsu pārskatu par svarīgākajiem ziņojuma punktiem.
-
Izveidojiet indeksu, kurā sīki norādīts, kur sākas konkrētās sadaļas.
-
Izveidojiet ilustrāciju tabulu, kas ļauj lasītājiem uzzināt, kur var atrast katru diagrammu, attēlu vai tabulu.
-
Uzrakstiet pārraides piezīmi. Ja jūsu uzņēmums izmanto drukātas piezīmes vai veidni, izmantojiet tās. Pretējā gadījumā izmantojiet vienkāršu formātu. Noteikti iekļaujiet virsrakstus un "no", "līdz", un datuma laukus.
Uzrakstiet ziņojumu
-
Apkopojiet pilnu ziņojumu, ievietojot izveidotās daļas šādā secībā: pārraides piezīme, satura rādītājs, ilustrāciju saraksts, administratīvais kopsavilkums, ziņojuma struktūra.
-
Lūdziet draugam vai kolēģim pārskatīt jūsu ziņojumu.
-
Veiciet nepieciešamos labojumus.
Pabeigt ziņojumu
Kā
- Ja jūsu ziņojums tiek nosūtīts vairākiem adresātiem, varat izveidot izplatīšanas sarakstu, nevis iekļaut visus vārdus pārraides atmiņā. Uzskaitiet vārdus alfabēta secībā vai saraksta augšdaļā ievietojiet svarīgāko cilvēku vārdus. Padariet savu apraides piezīmi tā, it kā tas būtu atsākšanas vāks. Uzrakstiet, it kā jūs personīgi iesniedzāt ziņojumu lasītājam. Populārākie ziņu nosaukumi ietver: Ievads, problēmu analīze, mērķi, ieteikumi, tendences, laika grafiks un projektu atskaites punkti, alternatīvās metodes un izmaksas.