Saturs
Rakstot e-pastu profesionāli, lielāko daļu laika var pavadīt, pārliecinoties, ka katra informācija ir iekļauta, ka tā ir pareizi formatēta un pareizrakstības pārbaude ir izpildīta. Tomēr neaizmirstiet aizvērt e-pastu. Izveidojot profesionālu e-pasta ziņojumu, var būt milzīgas atšķirības tajā, kā cilvēks to saņem. Atstājiet saņēmējam labu iespaidu par jums.
Kontaktinformācija
Ja profesionālo e-pastu sūtāt pirmo reizi, ieteicams to beigt ar savu kontaktinformāciju, ne tikai ar savu vārdu. Lai gan saņēmējs automātiski saņems jūsu adresi pēc e-pasta saņemšanas, noteikti piedāvājiet citus saziņas veidus. Ja strādājat konkrētā uzņēmumā, iekļaujiet šo kontaktinformāciju, tostarp adresi. Norādiet savu tiešo tālruņa numuru un norādiet, vai tas ir mobilais tālrunis vai fiksētais tālrunis. Ja jūsu uzņēmumam ir centrālais birojs, noteikti iekļaujiet paplašinājumu. Jo vairāk kontaktu atstājat, jo lielākas ir personas iespējas ar jums sazināties.
Paredzēšana slēgšanai
Rakstīšanas jautājumi Leslija O’Flahavan mīl pabeigt profesionālu e-pastu ar frāzi "Es ceru uz ...". Viņa saka, ka tas atkārtos e-pasta mērķi. Turklāt tas arī ievieto personu, kas jums nosūtīja e-pastu, atbildes pozīcijā. Piemēram, ja jūs nosūtījāt e-pastu par vakanci, tam vajadzētu beigties ar tekstu "Es ceru dzirdēt jūsu lēmumu par manu pieteikumu". Tagad saņēmējs droši zina, kāds ir jūsu e-pasta mērķis.
Jautājumi un bažas
Aizverot profesionālu e-pastu, noteikti piedāvājiet uzaicinājumu uz atbildi, piemēram, “Paziņojiet man, ja jums ir kādi jautājumi vai neskaidrības par ...”, jo tas saņēmējam dos zaļo gaismu, lai atbildētu bez izjūtas. it kā tas jūs traucētu, vai jūsu e-pasts bija paredzēts kā pēdējais vārds. Tas arī uztur sarunu plūsmu. Sūtot e-pastu, pārliecinieties, ka visi iesaistītie atrodas vienā lapā un ka visi jautājumi un bažas ir risinātas.
Apsvērumi
Profesionāla e-pasta ziņojuma beigas var būt personiskas, atkarībā no jūsu attiecībām ar adresātu. Laika gaitā profesionāls kontakts var kļūt par draugu, ļaujot pārtraukt e-pastu ar iekšēju joku vai pat neatkarīgu stāstu. Tomēr nedariet to, kamēr nav izveidotas draudzības attiecības. E-pasta ziņojuma beigšana ar vārdu “Ar cieņu” ir labs kompromiss. Tas parāda, ka jūs neesat tikai biznesa attiecības, bet gan gādīga persona. Nebaidieties izrādīt nelielu pieklājību e-pasta beigās, it īpaši, ja tas ir profesionāls.