Saturs
Bieži vien biznesa pasaulē mums tiek prasīts pievienot pavadvēstuli, kas jāpievieno lielākam ziņojumam, kuru var nosūtīt pa pastu, īpašu piegādi vai pat e-pastu. Oficiālai pavadvēstulei ir ļoti noteikts mērķis, un tā ir jāraksta tā, lai tajā tiktu parādīts un aprakstīts saturs, atkārtota ziņojuma galvenā tēma un norādīti arī turpmākie veicamie soļi vai darbības.
Uzrakstiet atskaites pavadvēstuli
1. solis
Izmantojiet uzņēmuma veidlapas, lai sastādītu ziņojuma prezentācijas vēstuli, ņemot vērā pavaddokumenta nozīmi. Pat ja izmantojat veidlapu e-pastu, rīkojieties ar to kā pret papīra vēstuli, ieskaitot e-pasta lapā uzņēmuma logotipa attēlu.
2. solis
Iekļaujiet dienas datumu, kā arī informāciju par adresi, tostarp vārdu un uzvārdu, nosaukumu, uzņēmuma nosaukumu, ielas un pilsētas adresi un pasta indeksu. Izmantojiet apsveikumu "Caro", kam seko oficiāls sveiciens, piemēram, saīsinājumus Mr vai Mrs, ja indivīds ir svešinieks, vai "Caro" ar saņēmēja vārdu vai uzvārdu, ja persona ir paziņa.
3. solis
Norādiet burta mērķi pamattekstā, izmantojot tādus vārdus kā "Šī vēstule sniedz (pārskata nosaukumu) jūsu pārskatam vai komentāram (vai jebkurai vēlamai darbībai). Izmantojiet šo iespēju, lai apkopotu pārskata tēmu. Mēģiniet apkopot ziņojuma mērķis pēc iespējas kodolīgāks - ne vairāk kā vienā vai divos teikumos.
4. solis
Šeit ņemiet vērā ziņojuma secinājumu, taču nepieļaujiet ziņojuma secinājumu būtību. Jūs vēlaties, lai lasītājs lasa faktisko ziņojumu, nevis tikai pavadvēstuli. Vēstulei vajadzētu izraisīt lasītāja vēlmi pēc tā, kas atrodams galīgajā ziņojumā.
5. solis
Izveidojiet oficiālu pabeigšanas sadaļu vai nākamās darbības, kurās norādāt saņēmēja vēlamās darbības. Vai vēlaties, lai viņi pārsūta dokumentu vai paraksta dokumentu vai koordinē lielāku sanāksmi, lai prezentētu rezultātus? Ja nepieciešama steidzama rīcība, precīzi norādiet turpmākās darbības, kā arī dienu un datumu.
Noslēdziet pavadvēstuli ar oficiālu apsveikumu, tikpat sirsnīgi, sirsnīgi vai pārdomāti. Iekļaujiet vēstules autora vārdu un nosaukumu. E-pasta ziņojuma vietā "Kopija" (ar kopiju) norādiet pārējo cilvēku vārdus, kuri saņems ziņojumu un pavadvēstuli.