Saturs
E-pasts joprojām tiek uzskatīts par neformālas saziņas veidu. Pat darbā, cilvēki bieži izlaiž sveicienus, aizvēršanu un pareizrakstību. Tomēr, tā kā e-pasts pārsvarā ir aizvietojis piezīmes un kļuvis par galveno uzņēmējdarbības komunikācijas veidu, pēc atbilstoša etiķetes un formāta ir svarīgi gan skaidrība, gan cieņa pret citiem darbiniekiem.
Sveicieni un slēgšana
Sveicieni un slēgumi ir atkarīgi no attiecību veida, kas jums ir ar e-pasta adresātu.
Pirmajā e-pastā ar vienu personu sāciet ar “Dārgais”, kam seko viņa vārds. Tas parasti ir dabiski izmantot vārdu, ja vien jūsu bizness nav ļoti formāls. Kad attiecības jau ir izveidotas, varat vienkārši izmantot personas vārdu vai vairāk neformālus sveicienus, piemēram, "Hi" vai "Hello", kam seko saņēmēja vārds.
Nosūtot ziņojumus grupai, vienmēr izmantojiet „Dārgie”, jo daudziem adresātiem nosūtītie e-pasta ziņojumi parasti ir formālāki. Nelietojiet komplimentus, piemēram, "Labrīt" vai "Labdien." Kad saņēmējs lasa e-pasta ziņojumu, tas var būt vēl viens dienas laiks.
Noslēgumi atbilst tiem pašiem noteikumiem kā sveicieni. Pirmajā e-pastā izmantojiet oficiālāku aizvērumu, piemēram, "Best regards" vai "Best regards". Kad esat jau apmainījies ar e-pastu, slēgšana nav nepieciešama, bet vienmēr ietver savu vārdu kā savu parakstu.
Citas kolekcijas
Pirms atbilstības priekšmets ir pirmā informācija, ko saņēmējs lasīs. Pārliecinieties, ka tas ir jēgpilns, skaidrs un īss, lai persona saprastu ziņojuma saturu un piešķirtu pareizu prioritāti.
Ar portatīvo elektronisko ierīču parādīšanos daudzi darbinieki nonāca ieradumā ievietot e-pasta saturu uz tēmu, domājot, ka tas būtu ērtāks saņēmējam. Tomēr šāda veida formatējums šķiet pēkšņs un rupjš.
Formatēšana
Izmantojiet pareizu pareizrakstību, pieturzīmes un kapitalizāciju. Rūpējoties par pareizrakstības pārbaudi un labojot kļūdas, tiek ievērota cieņa pret kolēģiem. Nepareizs komats var mainīt teikuma nozīmi. Paturiet prātā, ka jūsu kolēģi nevar lasīt jūsu prātu, tāpēc skaidrojiet atsauces ("Darbs ar viņu šajā projektā" - kurš ir "viņš" un "kāds projekts"?).
Nekad nerakstiet lielos burtus. RAKSTĪŠANA KAPITĀLAI IEDZĪMĒJIET, KAS JŪS PĀRSTRĀDĀS AR KOLĒĢIJU.
Rakstiet īsus un objektīvus punktus. Esi draudzīgs, bet, ja jums nav ciešu attiecību, izvairieties no jokiem un sarkasmiem, kurus bieži nepareizi saprot ar e-pastu. Visbeidzot, atbrīvojieties no emocijzīmēm.
Izglītība
Nesen veikts pētījums "Datortīklu komunikācijas žurnālā" parādīja, ka tie, kuri sūta izglītotus e-pastus, tiek uzskatīti par lietotājam draudzīgākiem un vieglākiem nekā rupju e-pasta sūtītāji. Vēl vairāk, izglītotu e-pasta saņēmēji bija vairāk gatavi strādāt ar saviem sūtītājiem.
Jūs varat parādīt labu izglītību pa e-pastu tādā pašā veidā kā reālajā dzīvē. Lietojot pasūtījumu, izmantojiet "lūdzu" un "paldies".
Atkal, izmantojot savu laiku, lai pārliecinātos, ka e-pasts ir gramatiski pareizs, tas liecina par cieņu pret saviem kolēģiem. Šīs daļas neievērošana nozīmē, ka jūsu laiks ir svarīgāks par viņu laiku.